laporan keuangan sekolah

Cara Membuat Laporan Keuangan Sekolah Yang Baik dan Benar

Cara membuat laporan keuangan sekolah swasta maupun negeri sebenarnya tidak jauh berbeda dengan ketika ingin mencatat laporan keuangan pribadi atau perusahaan dagang. Karena pada dasarnya, sekolah juga serupa dengan perusahaan atau bisnis yang bergerak di bidang pendidikan.

Sehingga tetap ada 5 jenis laporan keuangan yang harus Anda catatkan. Yaitu:

  • Laporan posisi keuangan
  • Laporan Laba Rugi
  • Perubahan Ekuitas
  • Catatan Arus Kas
  • Catatan Atas Laporan Keuangan

Dan layaknya pembuatan laporan keuangan lainnya, Anda juga harus melakukan klasifikasi pembayaran, pendataan jumlah anggota atau murid, dan menginput data-data lainnya untuk bisa menemukan ke 5 jenis laporan utama di atas.

Nah untuk lebih lengkapnya, mari kita sama-sama pelajari cara membuat laporan keuangan sekolah sederhana dalam artikel berikut ini.cara membuat laporan keuangan sekolah

cara membuat laporan keuangan sekolah

Daftar Isi

Langkah-Langkah Membuat Laporan Keuangan Sekolah di Excel

Sebenarnya membuat laporan keuangan untuk sekolah atau instansi pendidikan seperti tempat les dan kursus bisa dilakukan di banyak media. Mulai dari menulis langsung di buku maupun menggunakan program akuntansi khusus.

Tetapi tidak semua sekolah sudah punya program akuntansi sendiri. Sedangkan jika menggunakan buku, pengerjaannya akan memakan waktu lebih lama, rawan hilang, dan sulit diperbaiki jika ada yang salah. Oleh karena itu, dalam contoh laporan keuangan sekolah ini kita menggunakan Microsoft Excel saja.

Sekarang untuk membuat laporan berdasarkan 5 poin di atas, kita harus menyusun 7 jenis laporan terlebih dulu yaitu:

  • Pengklasifikasian transaksi keuangan yang terjadi di sekolah
  • Menganalisis pengaruh transaksi tersebut terhadap pos-pos laporan keuangan
  • Mencatat susunan laporan pertama dan kedua ke jurnal akuntansi
  • Memindahkan hasil catatan di jurnal akuntansi ke buku besar
  • Membuat daftar saldo, neraca saldo dan trial balance
  • Membuat penyesuaian terhadap pos tertentu di dalam laporan keuangan
  • Menyusun laporan keuangan lengkap
  • Isi dari susunan laporan keuangan lengkap adalah ke 5 poin yang sudah dituliskan di atas tadi.

Nah setelah mengerti apa saja yang harus dibuat, mari kita mulai menyusun laporan keuangan untuk sekolah satu per satu dari susunan yang paling pertama.

Pengklasifikasian Transaksi Keuangan yang Terjadi di Sekolah

Dalam mengklasifikasikan transaksi keuangan yang ada di sekolah, Anda perlu membuat 5 pos atau akun utama yaitu:

  • Pos Aset atau Aktiva, contohnya adalah uang kas, perlengkapan, piutang, dan lain-lain
  • Pos Liabilitas atau Kewajiban, contohnya adalah hutang, pajak, tagihan, dan lain-lain
  • Pos Ekuitas atau Modal, contohnya dana bantuan, dana pendirian sekolah awal, dan lain-lain
  • Pos Pendapatan atau Revenue, contohnya pembayaran SPP
  • Pos Biaya atau Expenses, contohnya gaji karyawan, guru, dan seluruh staff, biaya untuk operasional sekolah, dan lain-lain

Ke 5 pos utama ini nantinya akan dikembangkan dan berisi lebih banyak sub-pos lagi. Misalnya dalam pos ekutitas, akan ada sub-pos mengenai Pos Penambahan Modal, Pos Pengurang Modal, Beban/ Pengeluaran, dan masih banyak lagi.

Selain itu, akan ada pula 1 pengeluaran yang masuk ke dalam 2 klasifikasi atau pos. Misalnya untuk pengeluaran gaji tiap bulan, akan masuk ke pos Aset dan pos Biaya atau Expenses.

Menganalisis Pengaruh Transaksi Terhadap Pos-Pos Laporan Keuangan

Setelah membuat pos berdasarkan klasifikasi transaksi yang terjadi di sekolah, susunan laporan keuangan sekolah yang berikutnya adalah menganalisa pengaruh transaksi tersebut ke tiap pos.

Seperti yang sudah dikatakan tadi, akan ada 1 transaksi yang masuk dan tercatat di 2 pos dengan status berbeda.

Contohnya jika pada akhir bulan sekolah mengeluarkan uang Rp.25.000.000 untuk gaji guru Matematika, maka dalam susunan laporan keuangan akan tercatat seperti ini.

[Debit] Gaji Guru dan Karyawan…… Rp.25.000.000

[Kredit] Kas….. Rp.25.000.000

Artinya, transaksi ini mempengaruhi 2 pos. Yaitu mengurangi uang dalam pos Aset atau Aktiva dan menambahkan uang dalam pos Biaya atau Expenses.

Dengan begitu, Anda bisa tahu pengaruh tiap transaksi yang dilakukan di sekolah terhadap tiap pos yang sudah diklasifikasikan tadi. Dan tentunya tiap pos harus memiliki catatan yang sync antara satu dan lainnya.

Jika pengurangan kas di pos Aset adalah 25 juta untuk gaji karyawan, maka debit yang masuk ke pos Biaya juga 25 juta. Dan begitu pun dengan pos-pos lain yang terpengaruh dari transaksi tersebut.

Mencatat Susunan Laporan Pertama dan Kedua ke Jurnal Akuntansi

Setelah seluruh transaksi sudah dicatatkan termasuk dengan pengaruhnya ke setiap pos, berikutnya adalah membuat jurnal akuntansi.

Jurnal akuntansi ini merupakan rangkuman dari seluruh pencatatan yang sudah Anda lakukan di kedua laporan sebelumnya. Selain itu, jurnal akuntansi juga ditulis berdasarkan setiap transaksi yang terjadi di sekolah dengan mencatat pos mana saja yang terpengaruh.

Sebagai contoh bila total uang SPP yang diterima sekolah selama 1 bulan adalah Rp.50.000.000, maka jurnal akuntansi yang ditulis adalah:

[Debit] Kas….. Rp.50.000.000

[Kredit] Penerimaan SPP….. Rp.50.000.000

Keterangan: Pembayaran SPP akan menyebabkan kenaikan dalam pos Kas, sehingga ditulis sebagai debit. Sedangkan akan mengurangi jumlah penerimaan SPP dalam satu tahun, sehingga ditulis sebagai kredit.

Contoh berikutnya adalah jika sekolah harus membayar listrik sebesar Rp.2.500.000 untuk satu bulan. Maka jurnal akuntansi yang harus ditulis adalah sebagai berikut.

[Debit] Biaya operasional… Rp.2.500.000

[Kredit] Kas… Rp.2.500.000

Keterangan: Pembayaran listrik akan dimasukkan ke dalam pos Biaya atau Expenses dengan subpos Biaya Operasional sebagai debit. Selain itu, pembayaran listrik yang dibayarkan melalui kas juga akan dicatat sebagai kredit di pos Aset.

Jadi seluruh transaksi dalam satu bulan, satu tahun, atau sesuai jangka waktu yang diinginkan akan dicatat dalam jurnal akuntansi dengan format kurang lebih seperti di atas.

Memindahkan Hasil Catatan di Jurnal Akuntansi ke Buku Besar

laporan keuangan sekolah

laporan keuangan sekolah

Langkah menyusun laporan keuangan sekolah yang berikutnya adalah mencatat dan memindahkan seluruh data di jurnal akuntansi ke buku besar atau ledger. 

Buku besar ini merupakan kumpulan dari rekening-rekening yang berisi data mengenai saldo atau nilai transaksi berdasarkan periode akuntansi tertentu. Bisa 1 bulan, bisa 1 triwulan, 1 semester atau 6 bulan, bisa 1 tahun, dan lain sebagainya.

Nantinya buku besar ini akan sangat berpengaruh ketika Anda masuk ke dalam tahap pembuatan neraca saldo dan neraca percobaan.

Dan karena dalam contoh ini kita menggunakan Microsoft Excel dalam menyusun laporan keuangan sekolah, maka gunakan saja format buku besar yang banyak tersedia di Google. Jadi sekarang Anda tinggal copy – paste data transaksi dan nominal sesuai yang ada di sekolah.

Jadi silahkan cari formatnya dengan kata kunci  “format buku besar untuk laporan keuangan sekolah swasta Excel download” di pencarian Google dan unduh file yang sekiranya bisa Anda mengerti.

Membuat Daftar Saldo, Neraca Saldo dan Trial Balance

Setelah buku besar selesai dibuat, sekarang waktunya membuat daftar saldo atau neraca saldo berdasarkan periode tertentu.

Seperti yang dikatakan sebelumnya, pencatatan neraca saldo ini sangat berhubungan dengan buku besar. Sebab semua data dari setiap buku besar akuntasi yang sudah Anda tulis akan digunakan untuk menghitung neraca saldo.

Cara membuat neraca saldo yang paling mudah adalah dengan mem-posting masing-masing saldo dari setiap buku besar ke dalam neraca. Jadi pastikan Anda sudah membuat buku besar yang bisa dibaca dengan mudah agar tidak salah input data ke neraca saldo.

Fungsi dari pembuatan neraca saldo sendiri adalah untuk memeriksa keluar-masuk uang dalam laporan keuangan sekolah.

Sebab hasil dari Debit dan Kredit dalam tiap pos yang ditulis di neraca saldo jumlahnya harus sama. Itu artinya semua uang yang diterima maupun digunakan tercatat dengan benar dan bisa dilacak penggunaannya.

Jika hasil dari debit dan kredit dalam neraca saldo tidak sama, artinya ada uang yang tidak ketahuan kemana larinya. Dalam sebuah perusahaan, hal ini bisa menjadi awal dari kerugian besar jika tidak segera dilacak kemana uang tersebut digunakan.

Membuat Penyesuaian Terhadap Pos Tertentu di Dalam Laporan Keuangan

Sekarang kita masuk ke bagian kedua dari terakhir dalam proses penyusunan laporan keuangan sekolah. Yaitu membuat penyesuaian terhadap pos tertentu yang sudah Anda susun sebelumnya.

Penyesuaian terhadap laporan keuangan ini perlu dilakukan untuk menggambarkan kondisi yang sebenarnya terjadi. Sebab jika tidak disesuaikan, bisa jadi laba menjadi terlalu besar atau kerugian menjadi terlalu kecil karena tidak sesuai dengan kondisi keuangan yang sebenarnya. Ada 4 jenis nilai pos dalam laporan keuangan yang harus disesuaikan nilainya yakni:

  • Rekening pendapatan yang dilakukan di muka
  • Rekening pembayaran yang dilakukan di muka
  • Rekening penyusutan dan depresiasi aset tetap
  • Rekening persediaan barang

Contoh dari penyesuaian terhadap aset atau pos tertentu yang paling terlihat adalah dalam aset sarana & prasarana. Dalam contoh ini, kita akan gunakan contoh cara menghitung depresiasi pada mobil operasional untuk antar-jemput siswa.

Diibaratkan sekolah Anda membeli mobil untuk operasional dengan harga 200 juta dan masa ekonomis selama 10 tahun.

Harga mobil: Rp.200.000.000

Nilai Residu: Rp.50.000.000

Masa Ekonomis: 10 tahun

Nilai Depresiasi = {(200.0000.000 – 50.000.000):8}:12 = 1.562.500

Artinnya nilai penyusutan aset dari mobil operasional tersebut adalah 1.562.500 per bulan. Catatan ini harus dimasukan ke dalam pos Aset agar nilai dari aset yang dimiliki sesuai dengan kenyataan yang ada.

Menyusun Laporan Keuangan Lengkap

seon laporan keuangan sekolah

seon laporan keuangan sekolah

Sekarang waktunya menyimpulkan seluruh susunan laporan keuangan sekolah yang sudah Anda kumpulkan. Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, laporan keuangan bagian terakhir berisikan laporan dari:

  • Posisi keuangan
  • Laba rugi
  • Perubahan ekuitas
  • Arus Kas
  • Catatan laporan keuangan

Angka yang ditulis dalam laporan keuangan ini juga harus sama dengan apa yang tertulis di  besar serta memasukan catatan penyesuaian aset yang mengalami penyusutan atau depresiasi.

Setelah ke lima laporan tersebut selesai dibuat, barulah Anda bisa mengirimkannya ke kepala sekolah sebagai pemegang hak wewenang tertinggi dalam manajemen sekolah atau memberinya ke staf yang membutuhkan.

Baik menggunakan excel, buku, ataupun program manajemen keuangan sekolah, urutan cara membuat laporan keuangan ini sebenarnya sama saja. Bedanya adalah dimana media pencatatannya saja.

Kemudian jika Anda menggunakan program manajemen keuangan atau Excel, terdapat cara khusus agar laporan keuangan bisa menghitung secara otomatis. Sehingga hanya perlu memasukkan data saldo-nya saja. Sedangkan masalah jumlah debit yang tersisa atau kredit yang berkurang bisa langsung dihitung secara otomatis.